5 tips om onnodige vergaderingen te voorkomen

Kan jij je ook wel eens irriteren aan alle vergaderingen/overleggen die worden ingepland zonder concreet resultaat? Er wordt veel besproken maar toch ook weer niet, omdat het alle kanten op gaat behalve de goeie kant. Er worden geen concrete afspraken en acties gemaakt. Of ze worden wel gemaakt, maar niet uitgevoerd en komen steeds weer terug.

Vergaderingen zijn mooie momenten waarmee je mensen in beweging kunt krijgen. Maar wordt het binnen jouw team en/of organisatie wel effectief ingezet?

Heb jij last van te veel vergaderingen? Wellicht kunnen onderstaande tips je helpen.
  • Check of je aanwezigheid noodzakelijk is
Het zou zomaar kunnen zijn dat je een verrassend antwoord ontvangt. Door de vraag te stellen, kan het zijn dat diegene die je uitnodigt er beter over gaat nadenken en wellicht blijkt dat jij er helemaal niet bij hoeft te zijn. Lekker dan! Dat is weer een vergadering minder.

  • Check het doel
Afhankelijk van het type overleg, kan het doel/resultaat verschillen. Organiseer jij het? Zorg dan dat je dit helder communiceert in je uitnodiging. Word je uitgenodigd? Check dan bij de organisator als dit niet helder is.

  •  Kijk kritisch naar de overlegstructuur in jouw afdeling
Soms zijn we geneigd om dingen te doen omdat het altijd al zo geweest is. Maar het is goed om kritisch te kijken naar wat het echt oplevert, en waarom jullie doen wat jullie doen. Dus welke overleggen/vergaderingen hebben jullie en wat is het resultaat.

  •  Maak jouw wensen proactief kenbaar
Als leider wil jij regie over jouw tijdsindeling. Je wilt aandacht besteden aan jouw prioriteiten en die van jouw team. Dit werkt niet als anderen jouw tijdsindeling voortdurend bepalen en/of verstoren. Maak dit bespreekbaar. Wat zijn jouw wensen en de wensen van jouw teamleden?

  •  Zie vergaderingen als middel om een doel te bereiken
Zie vergaderingen als middel om een doel te bereiken| Na een vergadering/(werk)overleg zeggen de meesten: zo nu gaan we weer aan het werk. Kennelijk ervaren ze het als geen werk, maar een verstoring van hun werk. Het zou juist een belangrijk moment kunnen zijn om werk effectiever te laten verlopen, althans als je doel helder is en je een goede structuur hebt.
In de leiderschapstraining “Krijg de boel in beweging” leer je als leidinggevende o.a. hoe je effectiever met je tijd en die van jouw team om kunt gaan. Effectief vergaderen is hier een onderdeel van.
Voor meer informatie, neem een kijkje bij "Diensten". 

Catia Soares Lopes 
Leiderschapstrainer & Bedrijfscoach

5 tips om onnodige vergaderingen te voorkomen

Kan jij je ook wel eens irriteren aan alle vergaderingen/overleggen die worden ingepland zonder concreet resultaat? Er wordt veel besproken maar toch ook weer niet, omdat het alle kanten op gaat behalve de goeie kant. Er worden geen concrete afspraken en acties gemaakt. Of ze worden wel gemaakt, maar niet uitgevoerd en komen steeds weer terug.

Vergaderingen zijn mooie momenten waarmee je mensen in beweging kunt krijgen. Maar wordt het binnen jouw team en/of organisatie wel effectief ingezet?

Heb jij last van te veel vergaderingen? Wellicht kunnen onderstaande tips je helpen.

5 tips om onnodige vergaderingen te voorkomen:

  • Check of je aanwezigheid noodzakelijk is
Het zou zomaar kunnen zijn dat je een verrassend antwoord ontvangt. Door de vraag te stellen, kan het zijn dat diegene die je uitnodigt er beter over gaat nadenken en wellicht blijkt dat jij er helemaal niet bij hoeft te zijn. Lekker dan! Dat is weer een vergadering minder.

  • Check het doel
Afhankelijk van het type overleg, kan het doel/resultaat verschillen. Organiseer jij het? Zorg dan dat je dit helder communiceert in je uitnodiging. Word je uitgenodigd? Check dan bij de organisator als dit niet helder is.

  •  Kijk kritisch naar de overlegstructuur in jouw afdeling
Soms zijn we geneigd om dingen te doen omdat het altijd al zo geweest is. Maar het is goed om kritisch te kijken naar wat het echt oplevert, en waarom jullie doen wat jullie doen. Dus welke overleggen/vergaderingen hebben jullie en wat is het resultaat.

  •  Maak jouw wensen proactief kenbaar
Als leider wil jij regie over jouw tijdsindeling. Je wilt aandacht besteden aan jouw prioriteiten en die van jouw team. Dit werkt niet als anderen jouw tijdsindeling voortdurend bepalen en/of verstoren. Maak dit bespreekbaar. Wat zijn jouw wensen en de wensen van jouw teamleden?

  •  Zie vergaderingen als middel om een doel te bereiken
Zie vergaderingen als middel om een doel te bereiken| Na een vergadering/(werk)overleg zeggen de meesten: zo nu gaan we weer aan het werk. Kennelijk ervaren ze het als geen werk, maar een verstoring van hun werk. Het zou juist een belangrijk moment kunnen zijn om werk effectiever te laten verlopen, althans als je doel helder is en je een goede structuur hebt.
In de leiderschapstraining “Krijg de boel in beweging” leer je als leidinggevende o.a. hoe je effectiever met je tijd en die van jouw team om kunt gaan. Effectief vergaderen is hier een onderdeel van.
Voor meer informatie, neem een kijkje bij "Diensten". 

Catia Soares Lopes 
Leiderschapstrainer & Bedrijfscoach

Benieuwd naar wat er nog meer mogelijk is en hoe?

Maak dan een afspraak voor een gratis Helderheid Call,
waar je binnen 30 minuten leert welke stappen jij kan zetten om jouw wensen werkelijkheid te maken.

Benieuwd naar wat er nog meer mogelijk is en hoe?

Maak dan een afspraak voor een gratis Helderheid Call,
waar je binnen 30 minuten leert welke stappen jij kan zetten om jouw wensen werkelijkheid te maken.

  •  v Oldenbarneveltstraat 37                                         3119 MX Schiedam 
  • ​ +31 (0) 6 459 056 12
  • ​ info@perolastrength.nl
Ontdek de verborgen kracht in jouw organisatie
© Copyright 2020 - Alle rechten voorbehouden Pérola Strength | info@perolastrength.nl | KVK 76815552
 Algemene voorwaarden | Privacy verklaring
  •  v Oldenbarneveltstraat 37  3119 MX Schiedam 
  • ​ +31 (0) 6 459 056 12
  • ​ info@perolastrength.nl
Ontdek de verborgen kracht in jouw organisatie
© Copyright 2020 - Alle rechten voorbehouden Pérola Strength | info@perolastrength.nl | KVK 76815552
 Algemene voorwaarden | Privacy verklaring